展示会出展準備のスケジュール、必要な物、やるべきことを紹介

展示会への出展するにあたって、具体的にいつ何を行うべきなのか、もっと準備を効率的に行いたいなどの悩みを抱える担当者の方は少なくありません。展示会の準備は、単なるブース設営や配布物の用意だけではなく、企画から当日の運営、さらには展示会後のフォローまで、多岐にわたるタスクをこなす必要があります。
本記事では、展示会準備で行うべきことや必要なもの、準備を進める上で押さえるべきポイントなどについて紹介します。

展示会準備で行うべきこと一覧

展示会の準備において、行うべきことをカテゴリ別でまとめました。企業によって詳細の内容は異なりますので、こちらを叩き台としてチェックリストを作成ください。

企画・戦略立案

• 出展の目的・目標設定（KPI設定）
• ターゲット顧客の明確化
• 訴求商品・サービスの選定
• 競合調査と差別化戦略

ブース・装飾関連

• ブースデザインの検討・発注
• 施工会社の選定と契約
• 什器・備品の手配
• 電源・通信回線の申請

制作物・配布物

• パンフレット、チラシの制作
• ノベルティの企画・発注
• デモ環境の構築
• ターゲット別のデモコンテンツの用意
• プレゼンテーション資料作成

集客・告知

• 事前集客施策の立案
• DMやメールでの招待状送付
• ウェブサイト・SNSでの告知
• 既存顧客への声がけ

運営・体制整備

• 参加スタッフの選定と役割分担
• トークスクリプトの作成と練習
• 当日タイムテーブルの作成
• 名刺・リード管理方法の決定

展示会準備の重要性

展示会準備がなぜ重要なのか、その理由について紹介します。

展示会準備で成果は大きく変わる

展示会は「出展すれば自動的に顧客が集まる」わけではありません。同じ会場内でも、準備が充実したブースとそうでないブースでは、集客数や商談化率に大きな差が生まれることも珍しくありません。

展示会への投資は決して少なくありません。ブース出展費用に加えて、制作物、人件費など、総額で数百万円規模になることも一般的です。この投資を無駄にしないためにも、準備段階での戦略立案と実行計画が極めて重要です。

準備不足で起こりがちな失敗パターン

展示会で成果を出せない企業には、いくつかの共通した失敗パターンが見られます。

1. 目的が不明確で成果測定ができない

「とりあえず出展した」という状態では、何をもって成功とするのかが分からず、スタッフのモチベーションも上がりません。また、展示会後の振り返りや改善もできません。

2. ターゲット顧客への訴求が弱い

万人受けを狙った結果、誰にも刺さらないブースになってしまうケースです。ターゲットを明確にし、その人たちが抱える課題に焦点を当てた訴求が必要です。

3. 事前集客を怠り、当日の来場者任せ

展示会場には多数のブースが出展しています。事前に広報しない場合は、自社ブース目当てで来場される方が少なく、自社ブースに立ち寄ってもらえる確率が低くなります。

4. スタッフの準備不足で商談の質が低い

製品知識が不足していたり、トークスクリプトが統一されていなかったりすると、せっかくの商談機会を逃してしまいます。

5. 展示会後のフォローが遅い、または実施しない

展示会で獲得した名刺をそのまま放置してしまう企業は少なくありません。展示会終了後すぐにフォローを行えるかで、商談獲得数が大きく変わります。

【時系列】展示会準備の全体スケジュール

展示会準備は、規模にもよりますが、通常6ヶ月〜1年前から開始するのが理想的です。時系列で各フェーズごとに展示会準備においてやるべきことを紹介します。

【12〜6ヶ月前】企画・出展決定フェーズ

この時期は、展示会出展の目的を元に出展を確定させるためのタスクを進めます。やるべきこととしては、「出展の目的の明確化」「出展する展示会の選定」「出展場所・コマの調整」「予算確保・社内承認」などの作業を進めます。

【6〜3ヶ月前】基本設計・発注フェーズ

企画が固まったら、具体的な出展の準備作業に入ります。やるべきこととしては「ブースデザイン・施工会社の選定」「ブースのコンセプトやレイアウトの決定」「電源使用、搬入・搬出、駐車場確保などの申請と手続き」「配布物・ノベルティの企画」「デモ環境の用意」などの作業を進めます。

【3〜1ヶ月前】制作・準備フェーズ

ここから準備は佳境に入ります。各タスクの進捗管理が重要になります。やるべきこととしては、「配布物・ノベルティの納品確認」「デモコンテンツの作成」「スタッフの選定と役割分担」「運営スタッフ用のマニュアルやトークスクリプトの作成」「事前集客施策」などの作業を進めます。

【1ヶ月〜1週間前】最終調整フェーズ

最後の仕上げを行う時期です。やるべきこととしては、「参加スタッフでの事前ミーティングの実施」「備品チェックリストの作成」「名刺管理・リード管理方法の確認」などの作業を進めます。

【前日〜当日】設営・運営フェーズ

いよいよ本番です。前日・当日に行うべきこととしては、「ブース設営」「配布物・備品の配置」「スタッフでの最終確認の打ち合わせ」です。運営中の声かけや、名刺獲得、デモ実施など、スタッフには具体的にどう動いて欲しいかは前日までに伝えておくことが望ましいです。

展示会準備で必要なもの

展示会を成功させるためには、適切な物品を準備することも重要です。ここでは、カテゴリ別に必要なものを紹介します。

主催企業への提出物

展示会主催者に事前に提出が必要な書類です。
なお、提出すべき書類は、展示会によって異なりますので、詳細は展示会主催企業にご確認ください。

• 出展申込書
• ブース施工届 / 小間内平面図
• 電気供給申込書
• レンタル備品申込
• 車両入出庫届
• 出展社パス申請

ブース装飾・什器類

来場者の目を引き、ブランドイメージを効果的に伝えるための装飾です。

基本装飾

• バックパネル、壁面パネル
• タペストリー、バナースタンド
• のぼり旗
• 床材、カーペット
• 照明器具

什器・家具

• 展示台、ディスプレイ台
• テーブル、カウンター
• 椅子、ソファ
• パーティション
• 商品陳列棚

サイン・グラフィック

• 社名ロゴパネル
• キャッチコピーパネル
• 商品説明パネル
• 価格表示
• QRコード案内

配布物・印刷物

来場者に持ち帰ってもらう資料類です。

基本資料

• 会社案内パンフレット
• 製品カタログ
• 価格表
• 事例紹介シート
• よくある質問Q&A

販促ツール

• リーフレット、チラシ
• ポストカード
• クリアファイル
• 紙袋
• 名刺サイズカード

ノベルティグッズ

• ボールペン、付箋
• エコバッグ
• モバイルバッテリー
• USBメモリ
• オリジナルグッズ

配布物は、ターゲットに合わせて内容を調整しましょう。すべての来場者に同じものを配るのではなく、関心度に応じて出し分けることで費用対効果が高まります。

デモ・プレゼンテーション機材

製品の魅力を実際に説明、体験してもらうための機材です。

映像機器

• ディスプレイ、モニター
• プロジェクター、スクリーン
• デジタルサイネージ
• タブレット端末
• PCまたはノートパソコン

音響機器

• スピーカー
• マイク
• ヘッドホン（個別視聴用）

展示製品・サンプル

• （有形商材の場合）実機、試作品
• （無形商材の場合）パンフレット、PC、デモコンテンツ
• サンプル

集客・接客ツール

来場者を効率的に誘導し、商談につなげるためのツールです。

接客・商談ツール

• トークスクリプト集
• 想定Q&A集
• 提案書テンプレート
• 見積書フォーマット
• 名刺交換アプリ

リード管理ツール

• 名刺スキャナー
• リード分類シート
• 商談メモフォーマット
• アンケート用紙

来場促進施策

• 抽選会、プレゼント企画
• セミナー、実演会の告知
• 限定特典の案内

当日必需品

意外と忘れがちな、当日の運営に必要な小物類です。

事務用品

• 筆記用具（ペン、マーカー、付箋）
• はさみ、カッター、テープ
• クリップ、ホチキス
• メジャー、工具セット
• ゴミ袋、ティッシュ

電源・通信関連

• 延長コード、電源タップ
• 各種充電器
• モバイルWi-Fiルーター
• 予備バッテリー

スタッフ用品

• 名札、ユニフォーム
• 飲料水、軽食
• 救急セット
• 口臭ケア用品
• 制汗剤

予備・補修用品

• 配布物の予備
• ノベルティの予備
• テープ類（両面、養生、梱包）
• 接着剤、補修材

これらを事前にチェックリスト化しておくことで、当日の慌ただしさを軽減できます。

展示会の準備における9つのポイント

展示会準備を成功させるための、実践的なポイントを9つ紹介します。

1. 目的とKPIを明確にして全員に共有する

展示会出展の目的は企業によって異なります。新規顧客開拓なのか、既存顧客との関係強化なのか、ブランド認知向上なのか等、まずは、この目的を明確にすることが最優先です。
目的が決まったら、それを測定するためのKPIを設定します。

KPI設定の例

名刺獲得数〇〇〇〇枚、ターゲットとなる顧客の名刺獲得数〇〇〇〇枚、商談設定数〇〇件、受注数〇〇件、受注金額〇〇〇万円などの目標を、参加する全スタッフに共有し、「何のために展示会に参加しているのか」を全員が理解している状態を作ります。

目標が明確であれば、スタッフのモチベーションが向上し、来場者への声がけや商談の質も自然と高まります。また、展示会後の効果測定がしやすくなり、次回への改善につなげられます。

2. 余裕を持ったスケジュールで準備を行う

展示会準備は、想定以上に時間がかかります。ブースデザインの修正、配布物の再校正、スタッフの日程調整など、予期せぬタスクが次々と発生します。
理想は、開催の6ヶ月前から準備をスタートし、余裕を持ったスケジュールを組むことです。最低でも3ヶ月前からは本格的に動き始めましょう。

また、各タスクには「バッファ」を設けることが重要です。例えば、印刷物の納期を「1週間前」ではなく「2週間前」に設定しておけば、万が一の修正が必要になっても対応できます。ギリギリのスケジュールは、クオリティの低下やスタッフの疲弊を招きます。余裕を持った計画で、質の高い展示会出展を実現しましょう。

3. 役割分担と進捗管理を徹底する

展示会準備には膨大なタスクがあります。これらを一人の担当者がすべて抱え込むと、確実にパンクします。

そこで重要なのが、明確な役割分担です。プロジェクトリーダー（全体統括）やブース装飾担当、配布物・ノベルティ発注担当、事前のメルマガ配信担当など、各担当者の責任範囲を明確にし、定期的に進捗を確認する場を設けます。プロジェクト管理ツール（Trello、Asana、Notionなど）を活用すると、タスクの可視化と進捗共有がスムーズになります。

4. 事前集客で当日の来場者数を最大化する

展示会場には数十、数百のブースが並びます。何もしなければ、自社ブースに立ち寄ってもらえる確率は極めて低いです。事前集客は、展示会成功のカギを握る最重要施策の一つです。事前集客の具体的な施策例を紹介します。

既存顧客への招待

• DM（ダイレクトメール）の送付
• メールマガジンでの案内
• 営業担当からの直接連絡
• 電話での招待

見込み客へのアプローチ

• ウェブサイトでのバナー掲示
• SNS（LinkedIn、Twitter、Facebook）での告知
• プレスリリースの配信
• 事前セミナーの開催

来場特典の設定

• 限定ノベルティのプレゼント
• 展示会特別価格の提示
• 抽選会への参加権
• 無料コンサルティング

効果的な事前集客により、展示会当日には「事前に案内されているブースに行きたい」と考えている来場者が多数訪れる状態を作り出すことができます。

5. デジタルツールで準備効率と成果を向上させる

展示会準備の効率化と成果向上には、デジタルツールの活用が不可欠です。

展示会準備で活用できるツール

プロジェクト管理

• Trello、Asana、Notionなどでタスク管理
• Googleカレンダーでスケジュール共有
• Slackで関係者とのコミュニケーション

デモ・プレゼンテーション

• PLAINER：ノイズの入っていないデモ環境をノーコードで作成可能
• Canva/PowerPoint：プレゼン資料の作成

リード管理

• 名刺管理アプリ（Sansan、Eight）
• CRM（Salesforce、HubSpot）
• MAツール（Marketo、Pardot）

特に、PLAINERのようなソフトウェア・イネーブルメント・プラットフォームを活用すれば、製品デモの作成工数を大幅に削減しながら、来場者に実際の製品の使用感を体験を通して理解してもらえます。

これらのデジタルツールの導入により、準備時間の短縮、スタッフの負担軽減、そして最終的な成果向上が期待できます。

6. 顧客への声掛けの仕方や内容をいくつか決めておく

展示会場では、限られた時間の中で多くの来場者と接触する必要があります。効率的かつ効果的に声をかけるため、事前に複数のパターンを用意しておきましょう。

声がけパターンの例

パターン1：課題提起型
「○○の業務効率化にお困りではありませんか?」 「△△のコスト削減、実現できていますか?」

パターン2：実績訴求型
「すでに1,000社以上が導入している××をご覧ください」 「業界No.1シェアの製品を体験していただけます」

パターン3：興味喚起型
「5分で分かる、業務改善の新常識」 「実際に動いているシステムをご覧いただけます」

パターン4：限定性訴求型
「展示会限定の特別プランをご用意しています」 「本日お越しいただいた方限定の特典があります」

これらを状況や来場者の雰囲気に応じて使い分けます。大切なのは、押し売り感を出さず、来場者にとってのメリットを伝えることです。

また、声がけ後の会話の流れもシミュレーションしておくと、スムーズな商談につながります。

7. 展示会用のデモ環境の準備を行っておく

製品やサービスの魅力を伝える最も効果的な方法は、実際に体験してもらうことです。そのため、デモ環境の準備は展示会成功の重要な要素となります。
特に無形商材は、顧客に製品の使用イメージが分かりにくいため、ノイズの入っていないデモコンテンツをいつでも提供できるように準備しておくことが望ましいです。

8. 顧客の属性別に様々な製品デモコンテンツを用意しておく

来場者は、業種、企業規模、役職、抱える課題など、それぞれ異なる背景を持っています。すべての来場者に同じデモを見せるのではなく、属性に応じたカスタマイズが効果的です。
下記顧客の属性の分類案です。商材によって顧客の属性の切り口や分け方が異なると思いますので、下記を参考にカスタマイズしてください。

このように複数パターンを用意することで、来場者それぞれに「自分ごと」として製品価値を感じてもらえます。

沢山の製品デモコンテンツを作成・管理することは大変ですので、ノーコードで製品デモコンテンツを作成できるツールの「PLAINER」を活用すれば、一つのプラットフォーム上で複数のデモシナリオを作成・管理し、状況に応じて瞬時に切り替えることが可能です。

9. 参加メンバーのデモ標準化・均一化を行う

展示会での顧客体験の質は、商談獲得に直結します。そのため、誰が対応しても高品質なデモンストレーションを提供できる「デモの標準化」が不可欠です。

標準化の具体的施策

標準化は重要ですが、「画一的すぎる対応」は顧客体験を損ないます。標準化した内容をベースに、顧客と対話しながら、後日の商談実施に繋げることをおすすめします。

展示会準備にお役立ちのデジタルツール

展示会の成果を最大化するために、デジタルツールの活用が不可欠です。ここでは、展示会準備から当日運営、事後フォローまでをサポートするツールをご紹介します。

PLAINER（プレイナー）

PLAINERは、ノーコードで製品デモを作成できるプラットフォームです。展示会当日や事前の活用によって、下記のようなメリットがあります。

実際の製品の操作をリアルに体験できる

製品の本番環境での操作と同様に製品を操作できます。ソフトウェア製品は、操作感をイメージしづらいですが、PLAINERで作成した製品デモコンテンツは、顧客自身が好きなように操作感を確認できます。

属性別のデモコンテンツをノーコードで簡単に作成

業種別、役職別、課題別など、複数のデモコンテンツを一つのプラットフォーム上で管理できます。ノイズの入っていないデモコンテンツを用意できます。

展示会後のフォローにも使える

獲得したリードに対して、デモコンテンツを送付することで、展示会後も継続的に製品価値を伝えられます。

PLAINERは、マーケティング、セールス、カスタマーサクセス、パートナーセールスなど、全職種が活用でき、展示会におけるデモコンテンツの作成工数を大幅に削減してくれるツールです。

その他の有用なツール

プロジェクト管理

• Trello、Asana、Notion：タスク管理と進捗可視化
• Slack、Microsoft Teams：チーム内コミュニケーション

名刺・リード管理

• Sansan、Eight：名刺のデジタル化と管理
• HubSpot、Salesforce：CRMでのリード管理

マーケティングオートメーション

• Marketo、Pardot：展示会後のリード育成

これらのツールを組み合わせることで、展示会のROIを最大化できます。

PLAINERを活用して、展示会でサービスの価値が伝わらない問題を解消しましょう

今回は、展示会準備で行うべきことや必要なもの、準備を進める上で押さえるべきポイントなどについて紹介しました。展示会準備は、単なる「出展すること」が目的ではなく、「成果を出すこと」が最終ゴールです。展示会は、大きな投資を伴うマーケティング施策です。だからこそ、準備段階での戦略立案と実行力が成否を分けます。本記事で紹介した手順とポイントを参考に、次回の展示会では過去最高の成果を目指してください。

そして、展示会で成果をさらに向上させたい場合は、PLAINERの活用を検討してみてはいかがでしょうか。製品デモコンテンツの作成工数を削減しながら、来場者により深い製品理解を提供できます。

PLAINERは、誰でもノーコードでソフトウェアを複製・カスタマイズしたデモコンテンツを制作し、顧客への提供とアクセス解析を可能にするサービスです。サービス開始からfreee、ヌーラボなどの上場企業を含め、先進的なプロダクトを持つSaaS企業を中心に導入され、作成されたデモは10万人以上のユーザーに閲覧されています。プロダクトの画面をキャプチャするだけで誰でも簡単に製品デモを制作できるので、これまで製品デモの制作や管理にかかっていた工数を大幅に削減できます。

展示会における製品の価値を上手く伝えられないことに課題を抱えている、SaaS・ソフトウェアの事業者の皆様は、ぜひサービス紹介資料をダウンロードいただくかお問い合わせください。